Partes Principales de la Carta Comercial

1. Membrete

2. Fecha

3. Datos del destinatario.

4. Asunto o Referencia.

5. Saludo

6. Texto de la carta

7. Despedida

8. Firma (rúbrica a mano, nombre y título del firmante)

Partes adicionales

nIniciales de Identificación

nAnexos o adjuntos

nCopia

nNúmero consecutivo de la carta

nSegunda página

El Membrete

Identifica Ia oficina o empresa que envía el documento. Se escribe a una pulgada del borde superior del papel (4 ó 6 líneas verticales), y por lo regular contiene: Nombre de la empresa, dirección, teléfono, fax y correo electrónico. En algunas ocasiones incluye un logotipo o símbolo publicitario.

floristería las  rosas

 6ª. Calle Oriente, #313, Berlín, Usulután, El Salvador, C.A.  Tel. 2663-3220

  e-mail: abigaíl@hotmail.com


La  Fecha

Contiene  el nombre de la ciudad, departamento, estado o país,  y luego la fecha de emisión del documento separados por una coma.  Cuando se usa papel membretado no es necesario incluir el lugar de procedencia, únicamente se escribe la fecha.

Berlín, 10 de julio de 2012

10 de julio de 2012

Berlín, Usulután, El Salvador, C.A., 10 de julio de 2012 (si se envía al exterior)

Datos del destinatario

La dirección consta de varias líneas y se escriben  a espacio sencillo.

Contiene el nombre completo de la persona a quien va dirigida la carta, el cargo que ocupa el cargo en la empresa y la dirección.

Antes del nombre siempre debe usarse el tratamiento natural  (Señor, Señora o Señorita); o el tratamiento académico (Doctor, Licenciado, Ingeniero, Profesor, etc.)

Ejemplos de destinatarios

Señor

José Antonio Portillo

Gerente de Ventas

Almacén El Mundo Elegante

San Salvador

Licenciada

Irma Dinora Renderos

Gerente, Almacenes Simán

Sucursal Metrocentro 

San Miguel

Asunto o Referencia

No todos todas las personas prefieren el uso de esta parte.
Sin embargo, muchas empresas lo conserva para facilitar el manejo de los archivos y agilizar el trabajo de los ejecutivos. De allí la brevedad y concisión de esta línea. Ejemplos:

Asunto: Oferta de fin de año 

Referencia: Su pedido 4369-99

El saludo

Es la frase de cortesía antes del texto de la carta. Generalmente va seguido de dos puntos:
Un experto comunicador aconseja: “Una carta debe parecerse al diálogo amistoso que sostienen dos personas que se encuentran de súbito en la calle: Se saludan, conversan y se despiden.

Estimado señor:

Respetable señor López:

Estimada señorita Arévalo:

Distinguido Doctor Torres:

Apreciada señorita Solano:

Excelentísimo Señor Presidente:

Su Santidad:

El texto de la carta

Puede ser un texto corto, mediano o largo.

Como decía el buen escritor P. Lombardi, “Aperitivo, plato fuerte y postre”; es decir,  la introducción, el desarrollo del tema y la conclusión.

Debe escribirse a espacio sencillo, con excepción de la carta muy corta,  que se escribe a doble espacio. 

Reglas que rigen la escritura del texto

ü  Tenga en cuenta las características vitales y complementarias, el buen lenguaje, las relaciones humanas y todos los factores de corrección.

ü  Se deja siempre doble espacio entre un párrafo y otro.

 La despedida

En algunas ocasiones se usan palabras de cortesía, tales como: cordialmente, sinceramente, atentamente,

También pueden usarse las siguientes frases:  Hasta otra ocasión, hasta pronto, agradeceré su respuesta, etc.

Firma 

La persona responsable del mensaje expresado en el texto,  debe estampar su firma manuscrita.  La firma incluye:

a)      Rúbrica (encima del nombre, y generalmente manuscrita)

b)      Nombre del remitente.

c)       Cargo  del remitente

Ejemplos de Firma 

(falta rúbrica manuscrita)

Dinora Estela Ramírez                                   José Saúl Flores González   

          Gerente                                                                    Director

Iniciales de Identificación

Anteriormente las iniciales identificaban a la persona que dictaba la carta y a la persona que mecanografiaba la misma.  Así, si el jefe se llamaba Pedro Pérez, y la Secretaria Juana López, éstas se escribían:

            PP:jl               PP/JL            PP-jl

Actualmente, es una parte que sólo tiene razón de ser cuando varias personas realizan el mismo trabajo.

Y  en vista de que los jefes ya no dictan cartas, porque la secretaria debe poder redactarlas, sólo se usan las iniciales de la secretaria responsable del documento.

            Ejemplos:  rm           lm        ei         va        P. Quijano 

Reglas para la escritura de las iniciales 

• Las iniciales se escriben a  dos espacios después de la firma mecanografiada,  o del título  o cargo.
• Las iniciales siempre se escriben en el margen izquierdo.

De las partes adicionales:

Anexo o adjunto:  Se escribe cuando la carta va acompañada de otro documento. 

Ejemplos:

Anexo:  tres catálogos.

Adjunto:  un contrato.

El número consecutivo:

  

Se usa cuando se decide llevar numerados correlativamente los documentos. Es útil para identificación rápida

copia

En América Latina, se acostumbra escribir la palabra “Copia”; en otros países se escribe la abreviatura c.c. para significar “copia carbón”.

Luego, después de dos espacios se empiezan a escribir en orden jerárquico, los nombres y cargos de los funcionarios que van a recibir copia del documento.  Ejemplos:

Copia:  Señor Carlos Guerrero.

Copia:  Director de Relaciones Públicas,

Jefe del Departamento de Mercadeo y 

Supervisor de Ventas

La Segunda Página

No siempre es recomendable usar una segunda página, pero cuando no hay otra alternativa habrá que hacer uso de este elemento, usando la siguiente técnica:

a)    Utilice papel de igual calidad, tamaño y color al de la primera página, pero sin membrete.

b)    Deje ocho interlíneas desde el borde superior del papel, y coloque la  línea de  identificación con los siguientes elementos:

Ø  Nombre del destinatario con el tratamiento.

Ø  Número de página

Ø  Fecha de la carta ( en este caso, puede ir abreviada)

Ø  Código o No. Consecutivo de la correspondencia (si aparece registrado en la primera página.

Recomendaciones:

• Empiece a escribir a cuatro renglones de la línea de identificación.
• Escriba en la segunda página por lo menos tres líneas del cuerpo de la carta
• Si es necesaria una tercera página, debe aplicarse la misma técnica. Ejemplo:

Sr. Oscar Merino                -2-                   17/07/12

Conclusión 

La carta representa tanto a la persona que la escribe como a la empresa que la envía.

Es importante seguir el orden correcto de las partes de la carta y entregar el  documento limpio y libre de errores.

Recuerda:   la carta es un indicador del profesionalismo existente en la empresa. 

Espero que esta información recopilada sea de mucha utilidad.   Y si es necesario,  sea adaptada de acuerdo a las normas de cada país.  (Kathy Contreras de Flores)