Partes Principales de la Carta Comercial
1. Membrete
2. Fecha
3. Datos del destinatario.
4. Asunto o Referencia.
5. Saludo
6. Texto de la carta
7. Despedida
8. Firma (rúbrica a mano, nombre y título
del firmante)
Partes adicionales
nIniciales de Identificación
nAnexos o adjuntos
nCopia
nNúmero consecutivo de la carta
nSegunda página
El Membrete
Identifica Ia oficina o empresa que envía el documento. Se escribe a una pulgada del borde superior del papel (4 ó 6 líneas verticales), y por lo regular contiene: Nombre de la empresa, dirección, teléfono, fax y correo electrónico. En algunas ocasiones incluye un logotipo o símbolo publicitario.
floristería las rosas
6ª. Calle Oriente, #313, Berlín, Usulután, El Salvador, C.A. Tel.
2663-3220
e-mail:
abigaíl@hotmail.com
La Fecha
La Fecha
Contiene el nombre de la ciudad, departamento, estado o país, y luego la fecha de emisión del documento separados por una coma. Cuando se usa papel membretado no es necesario incluir el lugar de procedencia, únicamente se escribe la fecha.
Berlín, 10 de julio de 2012
10 de julio de 2012
Berlín, Usulután, El Salvador, C.A., 10 de julio de 2012 (si se envía al exterior)
Datos del destinatario
La dirección consta de varias líneas y se escriben a espacio
sencillo.
Contiene el nombre completo de la persona a quien va dirigida la carta,
el cargo que ocupa el cargo en la empresa y la dirección.
Antes del nombre siempre debe usarse el tratamiento natural
(Señor, Señora o Señorita); o el tratamiento académico (Doctor, Licenciado,
Ingeniero, Profesor, etc.)
Ejemplos de destinatarios
Señor
José Antonio Portillo
Gerente de Ventas
Almacén El Mundo Elegante
San Salvador
Licenciada
Irma
Dinora Renderos
Gerente,
Almacenes Simán
Sucursal
Metrocentro
San Miguel
Asunto o Referencia
No todos todas las personas prefieren el uso de esta parte.
Sin embargo, muchas empresas lo conserva para facilitar el manejo de los archivos y agilizar el trabajo de los ejecutivos. De allí la brevedad y concisión de esta línea. Ejemplos:
Asunto: Oferta de fin de año
Referencia: Su pedido 4369-99
El saludo
Es la frase de cortesía antes del texto de la carta. Generalmente va seguido de dos puntos: Un experto comunicador aconseja: “Una carta debe parecerse al diálogo amistoso que sostienen dos personas que se encuentran de súbito en la calle: Se saludan, conversan y se despiden.
Estimado señor:
Respetable señor López:
Estimada señorita Arévalo:
Distinguido Doctor Torres:
Apreciada señorita Solano:
Excelentísimo Señor Presidente:
Su Santidad:
El texto de la carta
Puede ser un texto corto, mediano o largo.
Como decía el buen escritor P. Lombardi,
“Aperitivo, plato fuerte y postre”; es decir, la introducción, el
desarrollo del tema y la conclusión.
Debe escribirse a espacio sencillo, con excepción
de la carta muy corta, que se escribe a doble espacio.
Reglas que rigen la escritura del texto
ü Tenga en cuenta las características vitales y
complementarias, el buen lenguaje, las relaciones humanas y todos los factores
de corrección.
ü Se deja siempre doble espacio entre un párrafo y
otro.
La despedida
En algunas ocasiones se usan palabras de cortesía,
tales como: cordialmente, sinceramente, atentamente,
También pueden usarse las siguientes frases: Hasta otra ocasión, hasta pronto, agradeceré
su respuesta, etc.
Firma
La persona responsable del mensaje expresado en el texto, debe estampar su firma manuscrita. La firma incluye:
a)
Rúbrica (encima del nombre,
y generalmente manuscrita)
b)
Nombre del remitente.
c)
Cargo del remitente
Ejemplos de Firma
(falta rúbrica manuscrita)
Dinora Estela Ramírez José Saúl Flores González
Gerente Director
Iniciales de Identificación
Anteriormente las iniciales identificaban a la persona que dictaba la
carta y a la persona que mecanografiaba la misma. Así, si el jefe se llamaba Pedro Pérez, y la
Secretaria Juana López, éstas se escribían:
PP:jl PP/JL PP-jl
Actualmente, es una parte que sólo tiene razón de ser cuando varias
personas realizan el mismo trabajo.
Y en vista de que los jefes ya no
dictan cartas, porque la secretaria debe poder redactarlas, sólo se usan las
iniciales de la secretaria responsable del documento.
Ejemplos: rm lm ei va P. Quijano
Reglas para la escritura de las iniciales
- Las iniciales se escriben a dos espacios después de la firma mecanografiada, o del título o cargo.
- Las iniciales siempre se escriben en el margen izquierdo.
De las partes adicionales:
Anexo o adjunto: Se escribe cuando la carta va acompañada de
otro documento.
Ejemplos:
Anexo: tres catálogos.
Adjunto: un contrato.
El número consecutivo:
copia
En América Latina, se
acostumbra escribir la palabra “Copia”; en otros países se escribe la
abreviatura c.c. para significar “copia carbón”.
Luego, después de dos
espacios se empiezan a escribir en orden jerárquico, los nombres y cargos de
los funcionarios que van a recibir copia del documento. Ejemplos:
Copia: Señor Carlos
Guerrero.
Copia: Director de
Relaciones Públicas,
Jefe del Departamento de
Mercadeo y
Supervisor de Ventas
La Segunda Página
No siempre es recomendable usar una segunda página, pero cuando no hay
otra alternativa habrá que hacer uso de este elemento, usando la siguiente
técnica:
a) Utilice papel de igual calidad, tamaño y color al de la primera
página, pero sin membrete.
b) Deje ocho interlíneas desde el borde superior del papel, y coloque
la línea de identificación con los siguientes elementos:
Ø
Nombre del destinatario con el tratamiento.
Ø
Número de página
Ø
Fecha de la carta ( en este caso, puede ir abreviada)
Ø
Código o No. Consecutivo de la correspondencia (si aparece registrado
en la primera página.
Recomendaciones:
- Empiece a escribir a cuatro renglones de la línea de identificación.
- Escriba en la segunda página por lo menos tres líneas del cuerpo de la carta
- Si es necesaria una tercera página, debe aplicarse la misma técnica. Ejemplo:
Sr.
Oscar Merino -2- 17/07/12
Conclusión
La
carta representa tanto a la persona que la escribe como a la empresa que la envía.
Es
importante seguir el orden correcto de las partes de la carta y entregar
el documento limpio y libre de errores.
Recuerda: la carta es un indicador del
profesionalismo existente en la empresa.
Espero que esta información recopilada sea de mucha utilidad. Y si es necesario, sea adaptada de acuerdo a las normas de cada país. (Kathy Contreras de Flores)
